Problemy z zarządcą nieruchomości mogą zdarzyć się każdemu właścicielowi mieszkania lub lokalu. Gdy współpraca z zarządcą przestaje się układać, a interwencje nie przynoszą efektu, warto wiedzieć, jak skutecznie złożyć skargę – i do kogo się zwrócić. Poniżej znajdziesz szczegółowe omówienie procedury, wzór skargi do pobrania oraz praktyczne porady, jak dochodzić swoich praw.
Sytuacje w których warto złożyć skargę na zarządce nieruchomości
Zarządca nieruchomości ma obowiązek działać w interesie właścicieli, dbając o należyty stan budynku, finanse wspólnoty i komfort mieszkańców. Niestety, zdarzają się sytuacje, w których zarządca:
- nie realizuje uchwał wspólnoty,
- zaniedbuje stan techniczny nieruchomości,
- nie rozlicza się z wydatków lub działa niegospodarnie,
- ignoruje zgłaszane problemy i reklamacje,
- łamie przepisy prawa, statutu wspólnoty lub umowy o zarządzanie.
W takich przypadkach właściciele powinni rozważyć (mając do tego pełne prawo) do złożenia formalnej skargi – zarówno indywidualnie, jak i grupowo.
Do kogo złożyć taką skargę?
Wybór adresata zależy od podstawy działania zarządcy oraz charakteru problemu.
W praktyce, jeśli masz zastrzeżenia co do pracy zarządcy nieruchomości, najlepiej na początek skierować skargę bezpośrednio do zarządu wspólnoty mieszkaniowej lub rady nadzorczej spółdzielni (jeśli taka funkcjonuje w budynku). To właśnie te organy sprawują nadzór nad zarządcą i mają realny wpływ na jego działania.
W zależności od sytuacji, możesz także rozważyć złożenie skargi do innych instytucji lub organów. Oto, gdzie najczęściej kieruje się takie pisma:
▪ Do zarządu wspólnoty mieszkaniowej – gdy zarządca działa na zlecenie wspólnoty i nie wykonuje swoich obowiązków.
▪ Do właścicieli lub rady właścicieli – w przypadku wspólnot, gdzie działa rada lub inny organ nadzorczy.
▪ Do miejskiego/powiatowego rzecznika konsumentów – w przypadku rażących naruszeń praw lokatorów.
▪ Do Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK) – jeśli doszło do naruszenia zbiorowych interesów konsumentów.
▪ Do sądu cywilnego – gdy naruszenie powoduje straty majątkowe lub wymaga rozwiązania umowy z zarządcą.
Dopiero jeśli nie uzyskasz satysfakcjonującej odpowiedzi lub sprawa zostanie zignorowana, kolejnym krokiem powinno być skierowanie pisma do miasta, gminy, organów nadzoru budowlanego albo – w ostateczności – do sądu lub prokuratury (jeśli zachodzi podejrzenie naruszenia prawa).
Jak napisać skuteczną skargę na zarządcę? Wskazówki i przykłady
Przygotowanie skargi nie wymaga specjalistycznej wiedzy prawniczej – wystarczy trzymać się kilku zasad:
Opisz konkretne uchybienia i przykłady zaniedbań. (kliknij żeby rozwinąć szczegóły)
💡 Nie ograniczaj się do ogólnych sformułowań typu „zarządca nie wywiązuje się z obowiązków”. Wskaż jasno, co dokładnie jest problemem, np.:
– „Nie przeprowadzono przeglądu instalacji gazowej od stycznia 2023 r., mimo obowiązku corocznej kontroli.”
– „Ignorowanie wielokrotnych zgłoszeń o nieszczelności dachu zgłaszanej przez mieszkańców klatki B.”
Im bardziej precyzyjne i udokumentowane są zarzuty, tym trudniej zarządcy się wybronić.
Wskaż daty, okoliczności, osoby odpowiedzialne.
💡 Podaj konkretne daty wystąpienia problemów, kiedy dokonywano zgłoszeń lub zauważono zaniedbania.
Przykład:
– „Zgłoszenie awarii windy zostało złożone 7 marca 2024 r. do zarządcy – brak reakcji do dnia 20 marca 2024 r.”
Warto również wymienić, z kim prowadzono korespondencję lub kto reprezentował zarządcę – nazwiska, stanowiska, ewentualnie numery sprawy.
Załącz kopie korespondencji, zdjęcia, dowody
Każda skarga jest silniejsza, jeśli dołączysz potwierdzenia zgłoszeń, odpowiedzi zarządcy, zdjęcia usterek, protokoły z zebrań, rachunki, ekspertyzy techniczne itp.
– „Załączam wydruki e-maili przesyłanych do zarządcy w dniach 4 i 15 maja 2024 r.”
– „Wysyłam zdjęcia zalanej piwnicy oraz kopię protokołu zgłoszenia szkody.”
Określ żądanie (np. podjęcia działań, rozwiązania umowy, zmiany zarządcy).
💡 Sama skarga nie wystarczy – trzeba jasno wskazać, czego oczekujesz od adresata. Przykłady żądań:
– „Wnoszę o niezwłoczne usunięcie wskazanych usterek do dnia 15 lipca 2024 r.”
– „Proszę o rozważenie odwołania obecnego zarządcy na najbliższym zebraniu wspólnoty.”
Wyraźne sformułowanie żądania przyspiesza reakcję ale najważniejszą kwestią jest to, że uniemożliwia zbycie sprawy ogólnikową odpowiedzią.
Zachowaj kulturalny i rzeczowy ton – pismo powinno być czytelne i rzeczowe.
💡 Nawet jeśli sytuacja wywołuje emocje, nie używaj w skardze inwektyw, gróźb czy sformułowań oceniających. Traktuj pismo jak dokument oficjalny:
– „Uprzejmie proszę o podjęcie stosownych działań w wyznaczonym terminie.”
– „Niniejsza skarga ma na celu poprawę jakości zarządzania naszą nieruchomością.”
Taki styl zwiększa Twoją wiarygodność i szansę na pozytywne rozpatrzenie sprawy.
📝 Darmowy wzór skargi na zarządcę nieruchomości do pobrania i edycji
Poniżej znajdziesz gotowy wzór skargi – wystarczy uzupełnić go własnymi danymi i dostosować do sytuacji.
Miejscowość, data
Imię i nazwisko / Nazwa właściciela
Adres zamieszkania
Do: Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej [nazwa i adres]
lub: [właściwy organ/instytucja]
Dotyczy: Skarga na działalność zarządcy nieruchomości
Szanowni Państwo,
niniejszym składam skargę na zarządcę nieruchomości przy ul. [adres nieruchomości], zarządzaną przez firmę [nazwa firmy zarządzającej]. Powodem mojej skargi są poniższe uchybienia:
[Opis pierwszego problemu, np. brak reakcji na zgłoszenia awarii]
[Opis drugiego problemu, np. nieprzestrzeganie uchwał wspólnoty]
[Dalsze przykłady, jeśli dotyczy]
W związku z powyższym wnoszę o:
[konkretne żądania, np. natychmiastowe podjęcie działań naprawczych, rozważenie zmiany zarządcy]
W załączeniu przesyłam dokumentację potwierdzającą powyższe uchybienia.
Proszę o pisemną odpowiedź w ustawowym terminie.
Z poważaniem,
[podpis]
Przykładowa skarga na zarządce (kliknij żeby rozwinąć)
Warszawa, 22 czerwca 2025 r.
Jan Kowalski
ul. Słoneczna 7/12
01-234 Warszawa
Do: Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej „Słoneczna 7”
ul. Słoneczna 7
01-234 Warszawa
Dotyczy: Skarga na działalność zarządcy nieruchomości
Szanowni Państwo,
niniejszym składam skargę na zarządcę nieruchomości przy ul. Słonecznej 7, zarządzaną przez firmę ABC Zarządzanie Sp. z o.o. Powodem mojej skargi są poniższe uchybienia:
1. Od stycznia 2023 r. nie został przeprowadzony obowiązkowy przegląd instalacji gazowej, mimo corocznego wymogu. Zarządca był o tym kilkukrotnie informowany – brak reakcji do dziś.
2. Wielokrotne zgłoszenia mieszkańców dotyczące nieszczelności dachu w klatce B (ostatnie z dnia 7 marca 2024 r.) pozostają bez odpowiedzi i bez podjętych działań naprawczych.
3. Od ponad trzech miesięcy nie otrzymaliśmy szczegółowego rozliczenia kosztów eksploatacyjnych. Zarządca odsyła mieszkańców do nieczytelnych tabel, nie odpowiadając na indywidualne zapytania.
4. Zgłoszona awaria windy (pismo z 10 maja 2024 r.) została zignorowana – urządzenie nadal nie działa, co utrudnia codzienne funkcjonowanie mieszkańców wyższych pięter.
W związku z powyższym wnoszę o:
– Niezwłoczne przeprowadzenie przeglądu instalacji gazowej oraz usunięcie wszystkich usterek wskazanych w zgłoszeniach do dnia 15 lipca 2025 r.
– Przedstawienie pełnego i zrozumiałego rozliczenia kosztów eksploatacyjnych za ostatni kwartał, w terminie 14 dni od otrzymania niniejszego pisma.
– Rozważenie zmiany zarządcy podczas najbliższego zebrania wspólnoty.
W załączeniu przesyłam kopie korespondencji mailowej, zdjęcia uszkodzonego dachu oraz kopię zgłoszenia awarii windy.
Proszę o pisemną odpowiedź w ustawowym terminie.
Z poważaniem,
Jan Kowalski
Czy skargę można złożyć anonimowo?
Nie, skarga powinna być podpisana imieniem, nazwiskiem oraz zawierać dane kontaktowe. Anonimowe zgłoszenia najczęściej nie są rozpatrywane.
Na co zwrócić uwagę, składając skargę na zarządcę?
Przede wszystkim upewnij się, że adresujesz ją do odpowiedniego podmiotu. W większości przypadków będzie to zarząd wspólnoty mieszkaniowej lub rada nadzorcza, czasem administrator budynku, a jeśli sprawa dotyczy zasobów miejskich – również urząd miasta lub gminy. Warto dokładnie sprawdzić, do kogo formalnie należy skierować pismo, aby nie zginęło w urzędniczym gąszczu i trafiło do właściwych osób.
Drugą istotną kwestią jest dołączenie wszelkich niezbędnych dokumentów. Chodzi tu przede wszystkim o kopie wcześniejszych zgłoszeń, wezwań do interwencji, e-maili wymienianych z zarządcą oraz zdjęć dokumentujących problem. Im więcej rzetelnych dowodów, tym lepiej – brak załączników często skutkuje przeciąganiem sprawy lub jej zignorowaniem. Ważne, by wszystkie kopie były czytelne i dobrze opisane.
Na koniec nie zapomnij o zachowaniu potwierdzenia nadania skargi. Najlepiej wysłać pismo listem poleconym z potwierdzeniem odbioru lub złożyć je osobiście w siedzibie zarządcy – zawsze prosząc o pieczątkę i podpis na kopii. Dzięki temu, jeśli sprawa się przeciągnie lub zarządca będzie twierdził, że nie otrzymał skargi, masz w ręku twardy dowód, że dopełniłeś wszystkich formalności.
W skrócie:
Co dalej po wysłaniu skargi?
Samo wysłanie pisma do zarządcy to dopiero pierwszy krok. Warto wiedzieć, czego się spodziewać i jak postępować, jeśli odpowiedź nie rozwiązuje problemu.
■ Oczekiwanie na odpowiedź
W przypadku podmiotów publicznych czas na ustosunkowanie się do skargi wynosi zazwyczaj 14 dni. W praktyce bywa jednak różnie – jeśli sprawa jest złożona albo dotyczy wielu osób, termin ten może się wydłużyć. Nie należy więc stresować się, jeśli odpowiedź nie przychodzi od razu, ale warto monitorować sytuację.
■ Możliwość ponowienia skargi
Brak reakcji w wyznaczonym czasie albo lakoniczna odpowiedź to jasny sygnał, żeby zgłosić sprawę ponownie. W takiej sytuacji warto przesłać kolejne pismo do wyższej instancji – może to być zarząd spółdzielni, rada nadzorcza, urząd miasta lub inny organ nadzorczy. Powtórzenie zgłoszenia często daje efekt, zwłaszcza jeśli zostanie udokumentowane.
■ Dalsze kroki
Jeśli zarządca nadal ignoruje problem lub jego działania są nieskuteczne, można domagać się zwołania zebrania wspólnoty i głosowania nad zmianą zarządcy. W przypadku poważniejszych nadużyć, nie bój się sięgnąć po mocniejsze środki: skieruj sprawę do sądu cywilnego lub zawiadom prokuraturę, jeśli masz podejrzenie popełnienia przestępstwa.
W praktyce: najczęstsze powody skarg na zarządców nieruchomości
W praktyce najczęściej zgłaszane problemy dotyczą:
- Braku przejrzystości finansowej i nieterminowego rozliczania kosztów.
- Zaniedbań remontowych i pogarszającego się stanu technicznego budynku.
- Ignorowania zgłoszeń o awariach i usterkach.
- Wysokich kosztów zarządzania przy niskim poziomie usług.
- Niewywiązywania się z umowy o zarządzanie nieruchomością.
Czy można odwołać zarządcę nieruchomości?
Tak. Wspólnota mieszkaniowa ma prawo odwołać zarządcę na mocy uchwały właścicieli lokali. Zasady odwołania określa ustawa o własności lokali oraz umowa zawarta z zarządcą. W przypadku zarządców powołanych przez sąd (tzw. zarząd przymusowy), procedura jest bardziej sformalizowana i wymaga skierowania wniosku do sądu.
Wnioski i najczęściej zadawane pytania
Skarga na zarządcę nieruchomości to skuteczne narzędzie egzekwowania swoich praw i poprawy standardu zarządzania budynkiem. Warto ją składać wtedy, gdy wyczerpano polubowne metody i zgłoszenia bezpośrednio do zarządcy nie przyniosły efektu. Pamiętaj, aby zachować dowody kontaktów, pisać rzeczowo i jasno określać swoje oczekiwania.
Wzór skargi możesz wykorzystać bezpłatnie i dowolnie edytować – powodzenia!
Najlepiej zacząć od zarządu wspólnoty, rady nadzorczej lub właściciela budynku. W przypadku spółdzielni mieszkaniowej – do rady nadzorczej lub zarządu. W skrajnych przypadkach można zgłosić sprawę do miasta/gminy lub sądu.
Im więcej dowodów, tym lepiej: kopie korespondencji, zdjęcia, protokoły zgłoszeń, potwierdzenia nadania pism czy e-maili.
Tak, ale najlepiej skargę złożyć pisemnie – listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub osobiście w biurze z potwierdzeniem przyjęcia. E-mail jest pomocniczy, ale nie zawsze traktowany formalnie.
Zazwyczaj zarządca lub zarząd wspólnoty powinien odpowiedzieć w ciągu 14–30 dni. Jeśli nie ma reakcji, możesz ponowić zgłoszenie lub zgłosić sprawę wyżej.
Warto ponowić zgłoszenie i poprosić o pisemne wyjaśnienie. Jeśli brak odpowiedzi się powtarza – możesz zażądać zmiany zarządcy, zwołać zebranie właścicieli lub zgłosić sprawę do nadzoru budowlanego czy sądu.
Dodaj komentarz